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12.03.2023,

Assistante administrative

Франция , Иль-де-Франс
Вид занятости: Полная занятость
Вакансия из области: Административная работа
Специализация: Секретари
Минимальное образование: Высшее
Минимальный опыт: 1 год
Рабочая виза: Паспорт ЕС
Descriptif de l'emploiPlacé(e) sous l'autorité de la Responsable du pôle administratif et financier, vous réalisez des tâches administratives pour la gestion courante de la Direction des services techniques et assurez la transversalité avec les différents services, vous veillez à l'application des procédures administratives et à la circulation de l'information.Missions et conditions d'exerciceVos missions sont les suivantes :* Gérer le courrier arrivé (enregistrement, diffusion et suivi) et le courrier départ (contrôle de la forme, suivi...)* Gérer la boite courriel " contact " des services techniques : recueillir les demandes de travaux et les traiter (transmettre au service compétent)* Coordonner l'activité administrative de la direction et de ses services* Gérer les tâches administratives et comptables (logiciel CIRIL) : contrôle, traitement et enregistrement des opérations comptables (devis, bons de commandes, engagements, facturation, virement de crédits...) et suivi (extraction budgétaire à la demande et élaboration de tableaux de bord)* Suivre l'agenda du directeur et l'organisation des réunions* Suivre les dossiers transverses* Gérer l'accueil téléphonique et physique* Gérer la relation avec les prestataires et les partenaires extérieurs* Remplacer l'assistant technique et référent RH dans le cadre du suivi administratif des agents en matière de formation, absences, congés annuels, heures supplémentaires et planning* Enregistrer et émettre les bons de travail via le logiciel ATAL pour les différents pôles de la direction et le suivi de l'activité des agentsProfils recherchés* Maîtrise des outils bureautiques traitement de texte, tableur, logiciel métier, messagerie et navigation Internet* Connaissance du fonctionnement d'une collectivité et des procédures internes* Connaissance des règles juridiques et des bases de la comptabilité publique* Qualités rédactionnelles et relationnelles* Qualités d'accueil, Sens de l'écoute* Organisation, Rigueur, Méthode, Synthèse, polyvalence* Anticipation, adaptabilité, esprit d'initiative* Esprit d'équipe, réserve, discrétion* Bac à Bac + 2 en secrétariat de direction ou similaire
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